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JOB SUMMARY: The Upper School Dean of Student Life Assistant provides proactive administrative and operational support to ensure the smooth and effective running of the Upper School Student Life Office. The role supports the coordination of Student Life activities and events, student clubs, Student Government (StuGov), Class Government (ClassGov), and the Advisory Program. Through effective organization, communication, recordkeeping, and logistical coordination, the position supports the successful delivery of Student Life programs and initiatives. KEY RESPONSIBILITIES: 1. Office Administration, Systems and Communication Provide timely, accurate administrative support to the Dean of Student Life and information to faculty, students and relevant stakeholders. Maintain organized and up-to-date records for departmental activities, club events and outings, and advisory arrangements. Create and update events in Finalsite and generate accurate PowerSchool student reports within required deadlines. Coordinate meetings, invitations and follow-up communications promptly, responding to requests and resolving routine administrative issues. Proactively monitor deadlines, anticipate administrative and logistical needs, and follow up on outstanding tasks to ensure the smooth operation of the Student Life Office. Handle student, faculty and departmental information with discretion, maintaining confidentiality in accordance with school policies and procedures. 2. Budget Monitoring and Financial Administration Monitor and maintain accurate expenditure records for the Student Life Office, Frolic and Prom, ensuring spending remains within approved budgets. Process payment and reimbursement requests for the Dean of Student Life, club officers and sponsors accurately and promptly. Submit purchase orders through the PO system, manage petty cash, and prepare financial reports. Review expenditure, identify and promptly report on potential budget variances, and make recommendations regarding spending. 3. Club and Student Leadership Coordination Maintain timely communication with club officers and sponsors, manage accurate club information, and keep the Club Program updated. Coordinate bookings, logistics and administrative arrangements for club events and outings, by agreed deadlines. Arrange meetings between club officers and the Dean of Student Life and liaise with the PTA on relevant Student Life events. Provide administrative and logistical support for StuGov and ClassGov meetings, elections, events and student-led initiatives, including coordination with internal departments and external providers on class merchandise. Maintain centralized records of club outing applications, approvals, permission slips and associated documentation, following up on outstanding requirements. Support the collection and maintenance of club and student leadership participation data. 4. Student Life Events and Activities Support planning and delivery of the US Student Leadership Retreat, Club Fair, Field Day, Tiger Tuesday, Winter Fest and other US activities, meeting agreed timelines. Coordinate audiovisual and facility bookings for Club Events, Class Gatherings and Class Nights. Confirm details in advance with relevant stakeholders. Coordinate Senior Lunches with the Head of School, including scheduling, rescheduling, invitations and event arrangements. Support Frolic and Prom planning with StuGov and external vendors, ensuring bookings, logistics, setup and requirements are confirmed and delivered on schedule. Respond promptly to event-related issues and requests and communicate changes to stakeholders. Maintain a central Student Life events calendar and track planning deadlines, bookings, and logistical arrangements. Support the preparation and distribution of event communications, promotional materials, and relevant Student Life publications. Coordinate post-event feedback collection and maintain records to inform future planning and improvements. Liaise with relevant school departments, external organizations and vendors to coordinate arrangements for Student Life activities and events. 5. Advisory Program Coordination Maintain accurate evacuation rosters and update them by required deadlines. Send advisor calendar invitations in a timely manner and coordinate advisor coverage, keeping schedules accurate and communicating changes promptly. Support the coordination and distribution of advisory materials and communications, as directed by the Dean of Student Life. 6. Additional Responsibilities Provide additional administrative and operational support as required by the Dean of Student Life. SELECTION CRITERIA: College or University graduate. Minimum of two years successful secretarial and accounting related preferred, prior knowledge or experience within education, the travel industry and event planning both helpful. Proficient in oral and written English and Mandarin. Able to communicate confidently with students, teachers and sometimes members of PTA. Computer skills in MS Office, preferably intermediate or advance in Excel. Basic accounting concepts. Effective organization skill with attention to detail. Interpersonal and communication skill. Confident in communicating with students and faculty. Knowledge of software and hardware on office equipment (printers, scanner, copier), and ability to solve the problems. Willingness to learn new software programs, particularly those involving display creation (Canva). 10-month position every school year Work Schedule: 07:30 AM to 16:00 PM, inclusive 0.5 hour lunch break

本會為美容及整體造型專業培訓與人才媒合機構，提供整體妝髮、新娘秘書、婚禮造型、專業美容技術及職涯培訓服務，服務對象包含有意投入美容產業者、婚禮及時尚相關企業、美容從業人員，以及需要職涯轉銜與技能培訓的求職者。 因家庭因素退出勞動市場6個月以上者（以勞健保退出日起算）。 公費職前培訓整體妝髮新秘師 我們邀請： 1. 願意接受短期整體妝髮與新娘秘書技術培訓者。 2. 希望彈性安排工作時間，兼顧家庭與職涯發展者。 3. 具備愛心、耐心、責任感及服務熱忱者。 4. 未來有意投入美容、整體造型及新娘秘書領域，並持續精進專業技能者。 工作內容： 1. 參與整體妝髮、新娘秘書及美容相關職前培訓，學習妝容設計、髮型造型、服裝搭配與場合形象規劃。 2. 依照顧客需求、臉型、膚色、髮質及活動場合，規劃適合的整體造型方案，並執行基礎彩妝、髮型設計及造型整理。 3. 熟悉並正確使用彩妝品、造型產品、電棒、離子夾、吹風機及其他專業工具，完成服務前準備、操作與使用後清潔維護。 4. 協助顧客進行造型諮詢、需求溝通及現場服務，維持良好服務品質與專業形象。 5. 遵守美容服務之衛生安全規範，落實工具、用品及工作環境的清潔與消毒。 6. 配合團隊執行婚禮、活動、攝影及相關整體造型服務，並依工作流程完成時間管理與現場協作。 7. 持續掌握彩妝、髮型及整體造型流行趨勢，培養美學判斷、色彩搭配及創意造型能力。 8. 培訓期間接受專業技能評估與職涯輔導，依個人發展方向準備相關證照及就業所需能力。 培訓完成後，本會將依個人專長與職涯規劃，協助銜接穩定就業或微型創業，並提供相關證照輔導及就業獎勵支持。歡迎具備學習熱忱並希望重返職場者投遞履歷，加入本會美容專業人才培育計畫，發展整體妝髮與新娘秘書專長。

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執行與協調辦公室行政活動、行政事務流程之規劃、整合及溝通 協助宣導公司或會議重要資訊給公司同仁 協調公司各部門會議的排程，並於會後製作會議記錄及追蹤處理決議事項，和安排主管行程 整理和保存高階主管文書與電子檔案 安排公司賓客招待等事宜 支援公司其他部門的行政人員 一般文書資料處理工作、簽核文件整理及發送，並負責追蹤執行狀況 協助主管維繫客戶關係

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