行政秘書
面議（經常性薪資達4萬元或以上） 50000元
台北市內湖區
2~3年工作經驗
【關於十二原】
集團精神DNA：值得信賴、保持專業、謙遜有禮，是十二集團重視的工作原則。我們從理解問題出發，尊重不同專業的觀點，並對承諾與交付負責。
十二集團以品牌體驗與整合行銷為業務核心。從創意企劃到現場執行，我們透過新品發表、展覽、品牌活動與汽車賽道體驗等服務，將品牌理念轉化為人們可以親身參與的體驗，長期服務台灣保時捷、賓士等國際汽車品牌。
集團成員十二點原生概念，負責台灣保時捷駕駛中心（Porsche Driving Centre）的營運與執行。駕駛中心由台灣保時捷與麗寶合作設於台中麗寶國際賽車場，是台灣首座、亞洲第一座保時捷駕駛中心，也是保時捷在亞太地區唯一的駕駛中心。
這些工作需要不同專業的團隊密切協作，也讓我們重視清楚的分工、相互信任，以及主管與同仁都能理解並運用的管理制度。
【招募職缺｜行政秘書】
負責集團日常行政、總務、文件與會議事務，並協助主管處理行程、文書與跨單位聯繫，使交辦事項如期完成、文件完整、有紀錄可查。本職務在行政經理督導下執行行政事務，並依行政總部與人事總部約定之分工，協助報到、離職、考勤資料與面試安排等人事行政作業。本職務是各事業體日常運作的支援窗口，也是主管與同仁之間的資訊樞紐。
【工作職責（JD）】
一、主管行程與會議支援
• 管理主管行事曆，安排會議、拜訪與出差行程，預留準備時間並於前一日確認細節。
• 會前準備議程、簡報與參考資料，通知與會者並確認出席。
• 會議中記錄討論與決議，會後 1 個工作天內整理會議紀錄與待辦清單，發送相關人員。
• 追蹤會議決議與交辦事項的執行進度，於期限前提醒負責人，延遲時回報主管並說明原因。
二、文書處理與對外聯繫
• 撰寫、校對與整理公文、簽呈、信件、簡報與報告，確保格式一致、用語正確、數字無誤。
• 處理主管往來信件與電話，依輕重緩急分類，必要時先擬回覆草稿供主管確認。
• 接待訪客與客戶，安排會議室與茶水，維持專業的集團形象。
• 協助準備對外文件（例如合作邀請、感謝函、活動通知），並依核決權限送簽。
三、行政與總務事務
• 辦理辦公室庶務、郵件與包裹收發、文具耗材採購與發放，並留存收發與領用紀錄。
• 安排設備報修、環境清潔與維護，追蹤廠商處理進度直到結案。
• 協助資產與耗材定期盤點，更新資產清冊，發現差異時回報行政經理。
• 協助會議、活動與教育訓練的場地預約、物品準備、報名統計與現場支援。
四、請購、核銷與費用資料整理
• 依公司流程辦理小額請購、比價與訂購，核對送貨與發票內容。
• 整理費用單據與核銷資料，確認憑證齊全後送簽，並追蹤付款進度。
• 維護常用廠商聯絡資料與合約到期提醒清單。
五、人事行政協助
• 協助新進人員報到：準備報到資料、帳號與設備申請、座位與名牌，並說明公司基本規範。
• 協助離職人員交接：彙整交接清單、收回設備與門禁卡，通知相關單位停用帳號。
• 協助整理出勤、請假、加班等資料，於期限前交付行政經理，轉交人事總部辦理薪資與投保作業。
• 依人事總部安排協助招募行政：安排面試時間與場地、寄送面試通知。
• 依《人事資料及個資管理辦法》（12CEC-HR-3-15）處理人事資料，僅在授權範圍內調閱與傳遞。
六、文件與資料管理
• 依公司文件分類、命名、版本與保存規則歸檔紙本與電子文件，確保找得到、版本正確。
• 維護常用表單、通訊錄、印信使用登記與文件借閱紀錄。
• 運用 Excel、雲端文件與經公司核准的數位工具整理資料與報表，保留操作紀錄。
七、跨單位聯繫與作業備援
• 擔任行政窗口，受理各事業體的行政需求，記錄需求、處理人與完成時間。
• 依行政經理安排擔任指定作業的代理人，維護交接清單與作業說明，確保有人不在時工作不中斷。
• 落實帳號具名、不共用，遵守簽核與授權流程，發現異常時主動回報。
【集團精神DNA】
• 值得信賴：主管行程、文件與人事資料絕對保密；交辦事項如實回報進度，延遲及早說明
• 保持專業：文書正確、紀錄完整、文件找得到；發現問題同時提出處理方式
• 謙遜有禮：以禮接待訪客與同仁；尊重各單位需求；接受回饋並調整做法
【工作條件】
另享三節節金及年終績效獎金。
工作地點：台北市內湖區。
上班時間：09:00–18:00（午休一小時），週休二日。
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