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# 業務助理｜工作內容明細 ## 一、職務定位 協助業務團隊進行客戶服務、訂單處理、報價追蹤、出貨安排及相關行政作業，確保從「客戶詢問 → 報價 → 訂單 → 付款 → 出貨 → 售後」各階段順利銜接，並維持良好的客戶關係與內部溝通效率。 ––- ## 二、主要工作內容 ### 1. 客戶接洽與基本需求處理 * 回覆 LINE、電話、Email、社群等客戶基本詢問。 * 協助了解客戶需求並整理相關資訊。 * 提供產品、課程、價格、庫存、交期等基本資訊。 * 將較專業或需議價之案件轉交業務主管處理。 * 建立並維護客戶基本資料。 * 定期追蹤已詢價但尚未成交之客戶。 ### 2. 報價與訂單行政 * 製作及整理報價單。 * 協助確認產品品項、規格、顏色、數量與價格。 * 建立訂單並確認訂單資訊正確。 * 追蹤客戶報價確認及訂金／尾款付款狀況。 * 整理客戶特殊需求及備註事項。 * 訂單有異動時，協助更新相關資料並通知相關部門。 ### 3. 出貨與物流追蹤 * 與倉庫確認商品庫存。 * 協助安排國內配送及物流出貨。 * 提供客戶出貨及物流追蹤資訊。 * 追蹤商品是否順利送達。 * 如遇缺貨、延遲、配送異常，主動追蹤並回報。 * 協助大型器材配送、安裝日期與客戶時間協調。 ### 4. 售後服務與客訴案件整理 * 接收客戶售後問題及基本客訴。 * 蒐集照片、影片、產品序號、購買資料等相關資訊。 * 建立售後／維修案件紀錄。 * 協助與技術人員、倉庫、原廠進行問題確認。 * 持續追蹤案件處理進度並回覆客戶。 * 完成案件後確認客戶問題是否已解決。 * 定期整理常見問題及客訴原因。 ### 5. 業務進度追蹤 * 建立潛在客戶及成交客戶名單。 * 追蹤客戶目前進度，例如： * 初次詢問 * 已報價 * 考慮中 * 待付款 * 已成交 * 待出貨 * 已完成 * 定期提醒業務人員需追蹤之案件。 * 整理每週／每月業務進度。 * 協助統計成交件數、成交金額及產品銷售狀況。 ### 6. 帳款與資料核對 * 協助確認客戶付款狀況。 * 整理訂金、尾款與未收帳款。 * 協助提供財務開立發票所需資料。 * 確認公司系統內訂單、付款與出貨資料一致。 * 定期整理未付款、未出貨、未完成之訂單。 ### 7. 庫存與商品管理協助 * 定期與倉庫核對主要產品庫存。 * 協助整理展示品、備品及樣品資料。 * 發現熱門商品、安全庫存不足時主動回報。 * 協助商品進貨、到貨及數量核對。 * 協助管理產品型號、售價及相關資料更新。 ### 8. 跨部門協調 主要需與下列單位保持溝通： * 業務 * 倉庫 * 物流 * 財務 * 行銷 * 教育訓練 * 技術／維修人員 * 國外品牌或供應商 確保客戶需求與內部資訊正確傳遞，避免資訊落差。 ### 9. 業務相關行政 * 整理業務會議資料。 * 建立與維護 Excel／Google Sheet 業務表單。 * 整理合約、報價單、訂購資料與客戶文件。 * 協助主管整理業務相關統計資料。 * 協助活動、展覽、課程期間之客戶接待及銷售行政。 * 完成主管交辦之其他業務相關事項。 ––- ## 三、建議每週固定管理事項 * [ ] 檢查所有未完成訂單 * [ ] 檢查待收款案件 * [ ] 檢查待出貨案件 * [ ] 檢查客訴／維修案件進度 * [ ] 追蹤尚未回覆之潛在客戶 * [ ] 更新業務進度表 * [ ] 與倉庫確認主要商品庫存 * [ ] 整理本週成交及報價狀況 * [ ] 提醒業務下一步需處理事項 ––- ## 四、每月應提供之管理資料 ### 業務數據 * 當月詢問客戶數 * 報價件數 * 成交件數 * 成交金額 * 各產品銷售數量 * 各業務成交金額 * 未成交案件數 ### 訂單數據 * 待付款訂單 * 待出貨訂單 * 延遲訂單 * 缺貨訂單 ### 售後數據 * 客訴案件數 * 維修案件數 * 已完成案件 * 尚未完成案件 * 常見問題分類 ––- ## 五、職務權責界線 ### 業務助理可自行處理 * 一般產品資訊回覆 * 標準售價提供 * 報價單製作 * 訂單建檔 * 付款提醒 * 出貨追蹤 * 售後案件資料蒐集 * 客戶進度追蹤 ### 需主管／業務確認 * 特殊折扣 * 額外贈品 * 特殊付款條件 * 大額訂單議價 * 退換貨 * 客訴補償 * 免費維修／零件贈送 * 特殊專案合作 避免業務助理自行承諾公司額外成本。 ––- ## 六、建議績效考核項目 KPI 業務助理不建議只用「營業額」評估，可以分為： **訂單正確率｜25％** 報價、訂單、產品規格、價格及客戶資料是否正確。 **案件追蹤完成率｜20％** 待付款、待出貨、客訴及售後案件是否主動追蹤。 **客戶回覆效率｜15％** 工作時間內客戶詢問是否於合理時間完成第一次回覆。 **資料完整度｜15％** CRM、Excel、客戶資料及業務進度是否確實更新。 **跨部門協調｜15％** 與業務、倉庫、財務及物流間的溝通效率。 **主動性與問題解決能力｜10％** 是否能主動發現問題、提醒主管並提出處理建議。 ––- ## 七、職務核心目標 業務助理的核心並不是單純「幫業務做行政」，而是： **讓每一位詢問過公司的客戶都有被追蹤、每一筆訂單都有被管理、每一個問題都有處理進度。** 最終協助公司做到： **不漏客戶、不漏訂單、不漏收款、不漏出貨、不漏售後。**

1. 執行鞋類產品的前段設計與開發流程，確保符合市場需求與品質標準。 2. 協助品牌客戶完成鞋類產品開發專案，包含材料挑選與樣品製作追蹤。 3. 與國內外客戶及供應商保持良好溝通，確保開發進度按計劃進行。

我們是一家專注於專用生產機械製造修配的公司，提供高效能、高品質的機械設備解決方案，致力於滿足全球客戶在製造領域的需求。我們的產品和服務主要面向國際市場，服務對象涵蓋製造業、工業自動化等相關領域，目前正積極拓展外銷業務，竭誠歡迎各方具有才能的伙伴加入！ 備註：此職位需具備國際市場開拓經驗，優先具機械業背景者佳。 職務內容： 1. 開發潛在國外市場，建立穩定的客戶關係，並負責開拓新客戶及維持現有客戶資源。 2. 作為公司與客戶之間的橋樑，協調客戶需求與公司內部研發、工程與製造團隊的溝通。 3. 負責處理報價、合約審核以及執行國際貿易實務作業，包括信用證、進出口文件以及海關事務的處理。 4. 制定銷售策略，推動市場行銷活動，並完成業績目標。 5. 策劃並參與國際商展，包括展覽佈置、行銷材料準備及參展期間的客戶洽談。 6. 定期進行市場調研，收集國際市場動態及競爭者情報，以制定具競爭力的銷售與行銷計畫。 7. 負責協調售後服務、解決客戶的問題，確保客戶滿意並提升企業的品牌效益。 8. 使用數據分析工具監控業績表現，對銷售數據作出詳細報告並提出改善建議。 9. 必須熟練掌握商業英文，包括書面溝通及口頭表達，能夠獨立處理與國際客戶的商務會談及談判。 我們真誠期待您的加入，為我們的國際業務開拓注入全新力量！如果您對機械行業充滿熱情，並擁有相關業務經驗，那麼您就是我們正在尋找的理想人選！立即投遞您的履歷，期待與您攜手創造更多成功！

1.外銷市場客戶開發及銷售。 2.客戶報價、簽約及收款工作管理 3.定期與主管回報銷售狀況、銷售檢討與分析改善。 4.國外參展活動參與。 5.具相關食品外貿業務經驗 6.客情維護與服務滿足客戶需求 7.主管交辦事項 ◤熟悉外貿出口作業流程◢ 薪資未包含業績獎金

1. 開發潛在客戶，拓展市場，以達成業績目標。 2. 定期拜訪經銷客戶，維繫穩定客戶關係。 3. 負責國內外業務接洽及訂單處理。 4. 負責產品報價及產品展示，並處理帳款回收相關事宜。 5. 主管交待事宜。 【職務專屬資源與配備】 提供個人專屬公務手機，公私分明、聯繫客戶超便利。 提供公務車，外勤代步免煩惱。 配置個人專屬商務卡，公務油資、過路費、停車費及商務應酬全額實報實銷。

1、以流暢中日文與日本客戶聯繫，透過 E-mail、視訊會議與電話處理詢價、報價、交期與出貨等往來，維持良好合作關係 2、熟悉螺絲及金屬零件的材料與加工流程，能用日文清楚說明產品規格，與客戶討論技術需求及細節，協助團隊提供合適方案 3、運用 ERP／Excel 建立與維護報價單、訂單、出貨單與對帳資料，追蹤出貨進度與應收帳款，讓每一筆訂單順利完成 4、以日文撰寫與翻譯契約、技術文件、檢驗報告與簡報資料，正確運用金屬製造相關專業術語，讓客戶清楚了解產品品質與優勢 5、參與國內外展覽與日本客戶拜訪行程，蒐集市場與競品資訊，協助新客戶開發與銷售策略，將第一線市場回饋帶回團隊 6、完成業務主管其他日文業務相關交辦事項

1. 可長期性出差(國外) 2. 訂定企業資訊化及生產自動化之戰略目標 3. 熟悉電子商務運作與拓展行銷,業務與後勤支援 4. 熟悉智慧工廠、 IT與OT的數據整合。 5. 熟悉Tiptop ERP GP 5系统原理，買賣制造企業的生產管理運作流程,具有编寫大型系統經歷尤佳 6. MBA畢業尤佳 7. BI、大數據之應用分析 8. 推動及導入BPM、 PDM/PLM

一、日常業務支援 • 協助處理國外客戶詢價、報價及訂單確認建檔 • 整理與翻譯商業文件（報價單、合約、規格書等） • 跟催出貨、排程安排、聯絡物流與報關 二、客戶關係管理 • 維護既有海外客戶關係，定期聯繫與回覆信件 • 協助業務拜訪準備，如簡報資料、樣品寄送、行程安排 • 蒐集客戶反饋與市場資訊，回報給業務與產品部門 三、跨部門協調 • 與內部單位（採購、製造、品管、倉管）協調出貨、產品需求 • 協助處理客訴、品質異常與退貨流程 • 翻譯內外部溝通資料（中英文） 四、行政與報表處理 • 整理銷售報表、出貨記錄、備貨計畫與客戶資料庫 • 協助參展、國外出差行政安排（簽證、住宿、機票） 五、主管交辦事項 詳參公司福利【享年中員工分紅/年終獎金(保障1個月)/員工持股信託...等】

1 客戶問題排解與危機管理 (Trouble Shooting & Communication) 第一線溝通窗口： 擔任客戶遭遇產品或服務問題時的主要升級窗口 (Escalation Point)，即時回應並安撫客戶情緒。 2. 跨部門協調： 領導並協調內部團隊（如研發、品保、生產、物流等）進行問題根因分析 (Root Cause Analysis)，確保問題在時效內獲得解決。 3. RFQ 管理與報價策略 (RFQ & Quotation Management) 需求分析： 接收並深入分析客戶的詢價單 (RFQ)，釐清技術規格、產能需求與交期條件。 4.商務談判： 主導報價提交後的議價過程，針對價格、付款條件 (Payment Terms)、貿易條件 (Incoterms) 進行談判，以爭取最佳訂單獲利。 5.定期檢討 (QBR)： 定期與客戶進行業務檢討會議 (QBR)，挖掘潛在需求，尋求擴大合作份額 (Share of Wallet) 的機會。 6.市場情資： 蒐集競爭對手動態與市場價格趨勢，提供公司作為產品開發與策略調整的參考