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# 業務助理｜工作內容明細 ## 一、職務定位 協助業務團隊進行客戶服務、訂單處理、報價追蹤、出貨安排及相關行政作業，確保從「客戶詢問 → 報價 → 訂單 → 付款 → 出貨 → 售後」各階段順利銜接，並維持良好的客戶關係與內部溝通效率。 ––- ## 二、主要工作內容 ### 1. 客戶接洽與基本需求處理 * 回覆 LINE、電話、Email、社群等客戶基本詢問。 * 協助了解客戶需求並整理相關資訊。 * 提供產品、課程、價格、庫存、交期等基本資訊。 * 將較專業或需議價之案件轉交業務主管處理。 * 建立並維護客戶基本資料。 * 定期追蹤已詢價但尚未成交之客戶。 ### 2. 報價與訂單行政 * 製作及整理報價單。 * 協助確認產品品項、規格、顏色、數量與價格。 * 建立訂單並確認訂單資訊正確。 * 追蹤客戶報價確認及訂金／尾款付款狀況。 * 整理客戶特殊需求及備註事項。 * 訂單有異動時，協助更新相關資料並通知相關部門。 ### 3. 出貨與物流追蹤 * 與倉庫確認商品庫存。 * 協助安排國內配送及物流出貨。 * 提供客戶出貨及物流追蹤資訊。 * 追蹤商品是否順利送達。 * 如遇缺貨、延遲、配送異常，主動追蹤並回報。 * 協助大型器材配送、安裝日期與客戶時間協調。 ### 4. 售後服務與客訴案件整理 * 接收客戶售後問題及基本客訴。 * 蒐集照片、影片、產品序號、購買資料等相關資訊。 * 建立售後／維修案件紀錄。 * 協助與技術人員、倉庫、原廠進行問題確認。 * 持續追蹤案件處理進度並回覆客戶。 * 完成案件後確認客戶問題是否已解決。 * 定期整理常見問題及客訴原因。 ### 5. 業務進度追蹤 * 建立潛在客戶及成交客戶名單。 * 追蹤客戶目前進度，例如： * 初次詢問 * 已報價 * 考慮中 * 待付款 * 已成交 * 待出貨 * 已完成 * 定期提醒業務人員需追蹤之案件。 * 整理每週／每月業務進度。 * 協助統計成交件數、成交金額及產品銷售狀況。 ### 6. 帳款與資料核對 * 協助確認客戶付款狀況。 * 整理訂金、尾款與未收帳款。 * 協助提供財務開立發票所需資料。 * 確認公司系統內訂單、付款與出貨資料一致。 * 定期整理未付款、未出貨、未完成之訂單。 ### 7. 庫存與商品管理協助 * 定期與倉庫核對主要產品庫存。 * 協助整理展示品、備品及樣品資料。 * 發現熱門商品、安全庫存不足時主動回報。 * 協助商品進貨、到貨及數量核對。 * 協助管理產品型號、售價及相關資料更新。 ### 8. 跨部門協調 主要需與下列單位保持溝通： * 業務 * 倉庫 * 物流 * 財務 * 行銷 * 教育訓練 * 技術／維修人員 * 國外品牌或供應商 確保客戶需求與內部資訊正確傳遞，避免資訊落差。 ### 9. 業務相關行政 * 整理業務會議資料。 * 建立與維護 Excel／Google Sheet 業務表單。 * 整理合約、報價單、訂購資料與客戶文件。 * 協助主管整理業務相關統計資料。 * 協助活動、展覽、課程期間之客戶接待及銷售行政。 * 完成主管交辦之其他業務相關事項。 ––- ## 三、建議每週固定管理事項 * [ ] 檢查所有未完成訂單 * [ ] 檢查待收款案件 * [ ] 檢查待出貨案件 * [ ] 檢查客訴／維修案件進度 * [ ] 追蹤尚未回覆之潛在客戶 * [ ] 更新業務進度表 * [ ] 與倉庫確認主要商品庫存 * [ ] 整理本週成交及報價狀況 * [ ] 提醒業務下一步需處理事項 ––- ## 四、每月應提供之管理資料 ### 業務數據 * 當月詢問客戶數 * 報價件數 * 成交件數 * 成交金額 * 各產品銷售數量 * 各業務成交金額 * 未成交案件數 ### 訂單數據 * 待付款訂單 * 待出貨訂單 * 延遲訂單 * 缺貨訂單 ### 售後數據 * 客訴案件數 * 維修案件數 * 已完成案件 * 尚未完成案件 * 常見問題分類 ––- ## 五、職務權責界線 ### 業務助理可自行處理 * 一般產品資訊回覆 * 標準售價提供 * 報價單製作 * 訂單建檔 * 付款提醒 * 出貨追蹤 * 售後案件資料蒐集 * 客戶進度追蹤 ### 需主管／業務確認 * 特殊折扣 * 額外贈品 * 特殊付款條件 * 大額訂單議價 * 退換貨 * 客訴補償 * 免費維修／零件贈送 * 特殊專案合作 避免業務助理自行承諾公司額外成本。 ––- ## 六、建議績效考核項目 KPI 業務助理不建議只用「營業額」評估，可以分為： **訂單正確率｜25％** 報價、訂單、產品規格、價格及客戶資料是否正確。 **案件追蹤完成率｜20％** 待付款、待出貨、客訴及售後案件是否主動追蹤。 **客戶回覆效率｜15％** 工作時間內客戶詢問是否於合理時間完成第一次回覆。 **資料完整度｜15％** CRM、Excel、客戶資料及業務進度是否確實更新。 **跨部門協調｜15％** 與業務、倉庫、財務及物流間的溝通效率。 **主動性與問題解決能力｜10％** 是否能主動發現問題、提醒主管並提出處理建議。 ––- ## 七、職務核心目標 業務助理的核心並不是單純「幫業務做行政」，而是： **讓每一位詢問過公司的客戶都有被追蹤、每一筆訂單都有被管理、每一個問題都有處理進度。** 最終協助公司做到： **不漏客戶、不漏訂單、不漏收款、不漏出貨、不漏售後。**

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職缺描述: 國外部業務助理 1. 公司成立 40 年，客戶群涵蓋食品、藥品及電子產業，營運穩健, 上班地點在文林北路靠近明德/芝山捷運站/士林科學園區，交通便利。 辦公環境單純、同事關係和諧。 2. 主要負責與日本知名供應商進行訂單管理、交期跟催，以及常態性業務聯絡能充分發揮日文 或英文專長. 無業務業績壓力, 無須常態加班。 3. 依表現得調整工作內容與承擔更多專案, 逐步進展為獨立業務或專案窗口。

1. 使用ERP系統，建立採購單、進貨單。 2. 負責商品採購工作。(廠商開發, 在庫掌控, 報價)。 3. 進貨點收、不良品事務處理。 4. 成本管理及運算分析,庫存管理。 5. 採購業務聯繫及進度跟催。 6. 其他主管交代事項。 特質要求：積極主動、配合度高、抗壓性強、細心及溝通力佳 起薪33,000元，試用期滿依表現調整薪資至35,000元。

1.國內外客戶連絡及E-mail書信往來(中/英文) 2.出貨單、訂單之處理及資料整理，ERP系統作業 3.負責部門相關文件之整理，建檔以及追蹤，於有效時間內回覆顧客信件 4.ISO系統相關作業 5.主管交辦事項。 6.能獨立作業。

1. 負責工程文書資料處理及歸檔工作。 2. 工程部門日常業務執行。 3. 協助工程師處理圖面相關作業。 4. 協助製作工程樣品，並管理之。 5. 製作規格說明書。 6. 管理工程物料與儀器與設備。 7. 工程部門日常業務執行。 8. 其他主管交待辦事項處理。

徵才機關：桃園市大溪區公所 ＞人員區分：其他人員 ＞官職等：無 ＞職系：無 ＞名額：1 ＞工作地點：33-桃園市 資格條件： 1.國內外專科以上學校土木、資訊、電機等工程相關類科畢業者。 2.具溝通協調、公文寫作能力，並熟悉電腦文書處理。 3.無公務人員任用法第26條、第28條及公務人員陞遷法第12條各款情事之一者，且不得於中國大陸設有戶籍、領用行政院或大陸委員會依相關法令規定禁止領用之中國大陸身分證件。 工作項目： 1.辦理土木工程(包含基層建設、建築管理、監工)暨相關行政業務，並配合業務需求出差及加班。 2.其他臨時交辦事項。 ＞工作地址：桃園市大溪區普濟路11號(桃園市大溪區公所) ＞聯絡方式： 1.符合應徵資格條件者，請檢附個人履歷表(如附件)、國民身分證（正反面）影本、最高學歷證書影本及其他證明文件【例如學分證明、相關工作經歷證明（無檢附者，不予採計）、其他專業或語言能力證照、退伍令或免役證明（男性）、特殊身分證明文件等影本（如原住民、身心障礙手冊…等），無則免附】，於即日起(逾期恕不受理)寄(送)達桃園市大溪區公所工務課收，並於信封上註明【應徵工務課工程助理職缺】 ， 聯絡電話03-3882201分機606廖小姐。 2.初審合格者擇優通知面試，不合格者或未獲錄取者恕不另行通知及不退件。 3.本案甄選職缺除正取1名外，得增列候補名額2名，並依序遞補本次公開甄選職缺。候補期間自甄選結果確定之翌日起5個月內有效。 4.每月薪資：38,948元(比照約僱人員五等280薪點)；若該經費計畫結束則應相對減列，不得以任何理由要求留用或救助。