新加坡SystemEngineer360 Pte Ltd 行政助理/秘書
月薪 80000~100000元
東南亞新加坡
工作經歷不拘
關於職位：
作為行政助理，您有責任提供支援以確保團隊的高效運作。您將負責協調部門會議和出差（包括後勤和旅行安排），為組織和溝通以及執行一般行政職責相關事宜提供一般支援。
我們行政助理職位的理想候選人將擁有在複雜的多元化環境中駕馭的豐富經驗，並能夠與各級員工輕鬆互動。為了獲得成功，您需要強大的組織和多任務技能、高度的保密性、以保密的方式處理敏感資訊以及收集資訊和獨立做出決策的能力。積極主動地預測高階主管的需求對於您的優先時間、日程安排、詢問和資訊至關重要。
職責：
· 負責確定的工作或具有中等複雜性的專案。遵循個人工作計劃並滿足日常短期目標。有能力透過立即行動或短期計劃解決問題。
· 提供全面的辦公室管理和行政職責，例如電話回覆、呼叫篩選、備忘錄和給行政人員的信。
· 主動協調主管的日程安排，其中包括繁重的會議日程和繁忙的出差。
· 規劃、安排和安排商務會議和出差行程；保留護照和簽證要求;準備並核對公司的費用帳目。確保「在路上」的時間富有成效、高效，並填寫費用報告並確保及時報銷。
· 準備簡報、報告、電子表格、會議記錄和其他業務資訊。
· 協助管理費用帳戶和預算。
· 提供敏感公司資訊的管理且保密的協調。
· 在與內部和外部各個層級的個人交往時要謹慎行事。
· 在沒有指示的情況下預測需求並完成職責。
· 為主管準備、評估和編輯傳入和傳出的通信。
· 管理多個專案和優先事項並啟動後續行動，以確保及時實現承諾。
· 提供行政助理，例如代表主管撰寫和編輯電子郵件、起草備忘錄、準備通信。
· 維護全面、準確的記錄。
· 組織會議，包括必要時安排會議、發送提醒和管理餐飲。
· 管理高階主管的日程安排，包括預約和優先考慮最敏感的事項很重要。
· 維護日曆和約會時間表，並與領導合作有效管理時間。
· 可以在特定項目和委員會任職。
· 根據要求或要求開啟、分發、閱讀/處理郵件和電子郵件。
· 管理差旅預算並預訂所有主管的航空旅行、陸上交通和住宿，並詳細傳達這些安排並予以落實。
· 有時需要代表執行團隊處理一些個人事務。
· 履行廣泛的行政/文書職責，包括準備可能需要對各種數據進行彙編、佈局和格式化的報告和議程、撰寫信件回復以及撰寫最終形式的信件、備忘錄或報告。
· 確定來電或電子郵件查詢的性質和適當的目的地。
· 就與組織和溝通以及執行一般行政職責相關的事宜提供一般支援。
· 擁有行政日曆；協調團隊建立、慶典活動等（包括後勤和旅行安排）並提供提醒。
· 好奇與主動：對團隊正在做的工作感興趣，並找到參與或提供幫助的方法，展望未來並尋找機會幫助團隊更有效率、更有效地工作。
· 維護部門用品和計算資源的庫存；協調必要的設備或設施維修或變更支援部門的財務流程，包括預算、合約、採購訂單、付款、供應商關係等。
· 組織專家：能夠順利、冷靜以及積極的態度管理多項任務和相互競爭的優先事項。
職位要求：
· 任何領域的文憑或學士學位
· 具有跨國公司工作經驗優先考慮
· 在新加坡學習或者工作過優先考慮
· 良好的英語能力
· 精通 Microsoft Outlook、Cisco Webex Teams、Zoom 等
· 能夠同時處理多項任務
· 具有管理全球旅行複雜性的經驗
· 高度關注細節和解決問題
· 良好的書面溝通能力：能夠構建 Power Point 演示文稿，綜合大量內容輸入的並且能夠以簡潔的要點或簡單的視覺效果進行總結
· 協助專案管理的經驗（幫助制定發布計劃、時間表監控、文件等）
· 願意並有能力在必要時彈性安排工作
其他：
· 公司將贊助新加坡的工作簽證‧
· 公司將支付前往新加坡的單程機票（僅適用於海外確認的候選人）
· 每月ＳＧＤ＄3,500 – ＳＧＤ＄4,500
· 項目獎金
· 14 天帶薪年假
· 靈活的工作時間
· 最多7 天病假（無需證明）
· 最多 30 天病假（需有住院/醫療證明）
· 工作地點：60 Kaki Bukit Place, Eunos Techpark, #05‑15, Singapore 415979
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