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1. 協助業務人員：提供日常業務支援，包括資料整理、文件準備及報表撰寫等。 2. 客戶聯繫與回應：與客戶保持良好的溝通，回覆詢問並提供必要的協助。 3. 訂單處理與追踪：負責接收、記錄和追踪客戶訂單，確保訂單的準確和及時處理。 4. 資料與文件管理：維護和更新客戶資料庫，管理業務相關文件，如合同和協議。 5. 其他主管交辦事項：完成主管交辦的其他相關工作，以支持部門運作。 面試地點：高雄市辦公室/台中工務所

1.公司文件檔案的建立及管理 2.協助會議、活動籌備、準備統計報表、書面報告、簡報等資料 3.協助客戶對於商品價格的查詢及報價相關的問題 4.出貨單、訂單之處理及整理 5.完成業務主管其他交辦事項 6.協助業務人員處理銷售業務相關之公司內部行政作業 7.主管交辦事宜或部門後勤支援

# 業務助理｜工作內容明細 ## 一、職務定位 協助業務團隊進行客戶服務、訂單處理、報價追蹤、出貨安排及相關行政作業，確保從「客戶詢問 → 報價 → 訂單 → 付款 → 出貨 → 售後」各階段順利銜接，並維持良好的客戶關係與內部溝通效率。 ––- ## 二、主要工作內容 ### 1. 客戶接洽與基本需求處理 * 回覆 LINE、電話、Email、社群等客戶基本詢問。 * 協助了解客戶需求並整理相關資訊。 * 提供產品、課程、價格、庫存、交期等基本資訊。 * 將較專業或需議價之案件轉交業務主管處理。 * 建立並維護客戶基本資料。 * 定期追蹤已詢價但尚未成交之客戶。 ### 2. 報價與訂單行政 * 製作及整理報價單。 * 協助確認產品品項、規格、顏色、數量與價格。 * 建立訂單並確認訂單資訊正確。 * 追蹤客戶報價確認及訂金／尾款付款狀況。 * 整理客戶特殊需求及備註事項。 * 訂單有異動時，協助更新相關資料並通知相關部門。 ### 3. 出貨與物流追蹤 * 與倉庫確認商品庫存。 * 協助安排國內配送及物流出貨。 * 提供客戶出貨及物流追蹤資訊。 * 追蹤商品是否順利送達。 * 如遇缺貨、延遲、配送異常，主動追蹤並回報。 * 協助大型器材配送、安裝日期與客戶時間協調。 ### 4. 售後服務與客訴案件整理 * 接收客戶售後問題及基本客訴。 * 蒐集照片、影片、產品序號、購買資料等相關資訊。 * 建立售後／維修案件紀錄。 * 協助與技術人員、倉庫、原廠進行問題確認。 * 持續追蹤案件處理進度並回覆客戶。 * 完成案件後確認客戶問題是否已解決。 * 定期整理常見問題及客訴原因。 ### 5. 業務進度追蹤 * 建立潛在客戶及成交客戶名單。 * 追蹤客戶目前進度，例如： * 初次詢問 * 已報價 * 考慮中 * 待付款 * 已成交 * 待出貨 * 已完成 * 定期提醒業務人員需追蹤之案件。 * 整理每週／每月業務進度。 * 協助統計成交件數、成交金額及產品銷售狀況。 ### 6. 帳款與資料核對 * 協助確認客戶付款狀況。 * 整理訂金、尾款與未收帳款。 * 協助提供財務開立發票所需資料。 * 確認公司系統內訂單、付款與出貨資料一致。 * 定期整理未付款、未出貨、未完成之訂單。 ### 7. 庫存與商品管理協助 * 定期與倉庫核對主要產品庫存。 * 協助整理展示品、備品及樣品資料。 * 發現熱門商品、安全庫存不足時主動回報。 * 協助商品進貨、到貨及數量核對。 * 協助管理產品型號、售價及相關資料更新。 ### 8. 跨部門協調 主要需與下列單位保持溝通： * 業務 * 倉庫 * 物流 * 財務 * 行銷 * 教育訓練 * 技術／維修人員 * 國外品牌或供應商 確保客戶需求與內部資訊正確傳遞，避免資訊落差。 ### 9. 業務相關行政 * 整理業務會議資料。 * 建立與維護 Excel／Google Sheet 業務表單。 * 整理合約、報價單、訂購資料與客戶文件。 * 協助主管整理業務相關統計資料。 * 協助活動、展覽、課程期間之客戶接待及銷售行政。 * 完成主管交辦之其他業務相關事項。 ––- ## 三、建議每週固定管理事項 * [ ] 檢查所有未完成訂單 * [ ] 檢查待收款案件 * [ ] 檢查待出貨案件 * [ ] 檢查客訴／維修案件進度 * [ ] 追蹤尚未回覆之潛在客戶 * [ ] 更新業務進度表 * [ ] 與倉庫確認主要商品庫存 * [ ] 整理本週成交及報價狀況 * [ ] 提醒業務下一步需處理事項 ––- ## 四、每月應提供之管理資料 ### 業務數據 * 當月詢問客戶數 * 報價件數 * 成交件數 * 成交金額 * 各產品銷售數量 * 各業務成交金額 * 未成交案件數 ### 訂單數據 * 待付款訂單 * 待出貨訂單 * 延遲訂單 * 缺貨訂單 ### 售後數據 * 客訴案件數 * 維修案件數 * 已完成案件 * 尚未完成案件 * 常見問題分類 ––- ## 五、職務權責界線 ### 業務助理可自行處理 * 一般產品資訊回覆 * 標準售價提供 * 報價單製作 * 訂單建檔 * 付款提醒 * 出貨追蹤 * 售後案件資料蒐集 * 客戶進度追蹤 ### 需主管／業務確認 * 特殊折扣 * 額外贈品 * 特殊付款條件 * 大額訂單議價 * 退換貨 * 客訴補償 * 免費維修／零件贈送 * 特殊專案合作 避免業務助理自行承諾公司額外成本。 ––- ## 六、建議績效考核項目 KPI 業務助理不建議只用「營業額」評估，可以分為： **訂單正確率｜25％** 報價、訂單、產品規格、價格及客戶資料是否正確。 **案件追蹤完成率｜20％** 待付款、待出貨、客訴及售後案件是否主動追蹤。 **客戶回覆效率｜15％** 工作時間內客戶詢問是否於合理時間完成第一次回覆。 **資料完整度｜15％** CRM、Excel、客戶資料及業務進度是否確實更新。 **跨部門協調｜15％** 與業務、倉庫、財務及物流間的溝通效率。 **主動性與問題解決能力｜10％** 是否能主動發現問題、提醒主管並提出處理建議。 ––- ## 七、職務核心目標 業務助理的核心並不是單純「幫業務做行政」，而是： **讓每一位詢問過公司的客戶都有被追蹤、每一筆訂單都有被管理、每一個問題都有處理進度。** 最終協助公司做到： **不漏客戶、不漏訂單、不漏收款、不漏出貨、不漏售後。**

職缺描述: 國外部業務助理 1. 公司成立 40 年，客戶群涵蓋食品、藥品及電子產業，營運穩健, 上班地點在文林北路靠近明德/芝山捷運站/士林科學園區，交通便利。 辦公環境單純、同事關係和諧。 2. 主要負責與日本知名供應商進行訂單管理、交期跟催，以及常態性業務聯絡能充分發揮日文 或英文專長. 無業務業績壓力, 無須常態加班。 3. 依表現得調整工作內容與承擔更多專案, 逐步進展為獨立業務或專案窗口。

1.具生管相關經驗佳。 2.具文書處理能力、熟悉EXCEL操作。 3.具ERP系統模組操作。 4.協助各部門溝通與合作與其他主管交辦事項。

1.協助國貿業務人員交辦事務。 2.此工作有時需配合出貨流程 3.享美食，工作環境佳 4.業績獎金制度 5.熟悉電腦文書操作 6.工作環境優美、窒內停車場、氣氛佳。

1.監督施工進度與品質管理。 2.協助現場工程並負責分項工程現場指揮作業。 3.包商請款作業、現場丈量數量及工程文書資料彚整建檔。 工作地點:雲林縣,依工地位置分派

本公司通過 ISO 9001 品質管理系統認證，專注於 CNC 銑床加工及各類鋁合金零件製造，產品應用於汽、機車、腳踏車及五金把手等領域，致力於提供穩定品質與完善服務，滿足客戶的零件加工需求。 工作內容： 1. 協助成品及半成品出貨作業，包含出貨文件整理、數量核對、包裝確認及進度追蹤。 2. 執行倉庫日常管理，負責物料、成品入出庫登錄、庫存盤點及帳料核對，確保庫存資料正確。 3. 協助品保主管處理品質管理相關行政作業，包含檢驗資料彙整、文件整理及品質紀錄維護。 4. 負責工時計算、資料驗算與分析，製作工時報表及相關文書資料，並協助彙整生產管理資訊。 5. 協助生產進度追蹤及部門間溝通協調，確保物料、出貨與生產流程順利銜接。 歡迎具備細心、責任感及溝通協調能力的人才加入我們，與團隊共同投入精密零件加工及品質管理工作。期待您的履歷，誠摯邀請您成為公司生產管理團隊的一員。